Die Jahresinventur – Der EDEKA Markt in Zahlen

Bei einer Inventur werden durch Zählen, Messen, Schätzen und Wiegen alle Wertgegenstände eines Unternehmens aufgenommen. Bei EDEKA Südwest wird in den Regie-Märkten eine Jahresinventur durchgeführt, wobei es sich hierbei um eine Stichtagsinventur handelt.

Das bedeutet, dass an diesem Stichtag alle im Markt vorhandenen Produkte, die für den Verkauf vorgesehen sind, erfasst  werden. Bei größeren Märkten mit mehreren Tausend Artikeln im Bestand, ist eine Stichtagsinventur eine zeitintensive Angelegenheit. Zudem ist der Markt für Kunden geöffnet und das täglich anfallende Tagesgeschäft wird wie gewohnt fortgeführt. Darum gliedert man bestimmte Bereiche aus und zählt diese bereits vor dem Stichtag bei einer Vorinventur. Dazu eignet sich beispielsweise das Lager. Die dort im Voraus gezählten Produkte dürfen danach bis zur Beendigung der Hauptinventur am Stichtag nicht mehr in den Verkauf gebracht werden, da dies die Inventur verfälschen würde.

Eine weitere Inventurmethode, die sich momentan in der Testphase befindet, ist die permanente Inventur. Dabei werden über das ganze Jahr verteilt alle Warengruppen eines Marktes gezählt. Mithilfe des Warenwirtschaftssystems werden alle Abgänge durch Verkauf oder Abschriften abgezogen, sowie Zugänge durch Bestellungen, hinzugerechnet. Dadurch haben wir jederzeit einen Überblick über den exakten Bestand. Bei dieser Herangehensweise muss jedoch jeder Abgang oder Zugang exakt erfasst werden, was sehr viel Sorgsamkeit erfordert und in größeren Märkten nur schwer umzusetzen ist.

Die Jahresinventur in fünf Schritten 

Dank der Digitalisierung ist die Durchführung der Inventur um ein Vielfaches einfacher geworden. Was früher handschriftlich mit Stift und Papier gezählt wurde, läuft heute alles über die mobile Datenerfassung (MDE) und mithilfe einer Software. Folgende fünf Schritte führen zu einer erfolgreichen Jahresinventur: 

1. Anlegen der Inventur

Die Inventur muss in dem SAP Lunar Portal angelegt werden. Das Handbuch begleitet dabei alle nötigen Schritte.

2. Die Vorarbeit ist die halbe Miete! 

Jeder Regalmeter hat innerhalb des Marktes eine fest zugewiesene Nummer und Regalbezeichnung. Jedes Regal erhält eine Kennzeichnung und wird mit Regalkennzeichnungsetiketten beklebt. Die Etiketten werden am Tag davor angebracht, da die Inventur früh startet. Wichtig ist, bei der Beklebung einheitlich vorzugehen, denn dies ist für die Zählenden eine Erleichterung und führt zur Fehlervermeidung.

3. Der Zahltag  –  äh…Zähltag

Am Tag der Jahresinventur muss also jeder Artikel, soweit er nicht vorerfasst wurde, gezählt werden. Diese Arbeit wird oft an spezialisierte Firmen ausgelagert. Kurz nach sechs Uhr morgens startet die Inventur. Die Zählenden der Firmen beginnen bei der Regalaufnahme mit dem Abscannen der Etiketten  auf der Regalkennzeichnung. Anschließend wird Regalboden für Regalboden gezählt. Abgeschlossene Regale werden durch rote Markierungen kenntlich gemacht. 

4. Vertrauen ist gut – Kontrolle ist besser!

Das Gezählte wird stichprobenartig kontrolliert. Diese Aufgabe wird von den Marktmitarbeitenden übernommen. Ein  besonderes Augenmerk liegt auf Artikeln,  die in einer besonders hohen Stückzahl erfasst wurden, die einen hohen Verkaufspreis besitzen, sowie Artikel, bei deren Zählung eine Schnapszahl wie 11 oder 22 gezählt wurde, da bei diesen Zahlen bei der Eingabe schnell ein Fehler passieren kann. Insgesamt muss  von jedem Regal etwa zehn Prozent nachkontrolliert werden. 

5. Endspurt

Den Inventurabschluss begleitet der Bezirksleiter. Er ist den ganzen Tag über anwesend und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Die Auswertung des Inventurergebnis dauert in der Regel mehrere Stunden. Die Letzte Aufgabe ist das Einsammeln der Regalkennzeichnungsetiketten  – und schon ist die Jahresinventur geschafft!

Und wofür der ganze Aufwand? 

Durch die Inventur weiß ein Markt, wie hoch der Besitz ist. Durch eine Inventur können aber auch Verluste oder Überschüsse sichtbar gemacht werden.  Bei Bruch, Verderb oder Diebstahl von Artikeln verringert sich zum Beispiel der Besitz eines EDEKA Marktes. Um diesen Verlust auch zu realisieren, muss er in dem Warenwirtschaftssystem durch eine Abschreibung kenntlich gemacht werden. Passiert dies nicht, ist der Artikel, der dem Händler keinen Wert mehr bringen kann, immer noch im System als verkaufsfähiger Artikel gelistet. Das Ziel ist also die genaue wertmäßige und mengenmäßige Ermittlung zu jedem Artikel. Sind alle Artikel gezählt, lassen sich auch Differenzen feststellen. Sind im System beispielsweise 50 Dosen Mais hinterlegt, gezählt werden jedoch nur 47 Dosen, so weiß man, dass ein Verlust über 3 Dosen nachträglich im System gebucht werden muss. Die gesamte Summe aller Artikel mit fehlerhaften Beständen wird Inventurdifferenz genannt. 

Du wärst auch gerne mal bei einer Inventur dabei oder hast Lust auf ein duales Studium bei EDEKA Südwest bekommen? Hier erzählt euch meine Azubi-Botschafter-Kollegin Mandy mehr zum Dualen Studium BWL Handel mit dem Schwerpunkt Markt. Du möchtest noch weitere Infos? Dann hier entlang.